Datenschutzerklärung D.Vinci Bewerber-Tool
Hier finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Bewerber bei SPIE über das Bewerbermanagement-System d.vinci. Soweit Sie wissen wollen, wie Ihre Daten generell als Besucher unserer Website verarbeitet werden, lesen Sie bitte die allgemeine Datenschutzerklärung.
Personenbezogene Daten sind solche Daten, die mit Ihrer Person in Bezug stehen oder einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen (also beispielsweise Ihr Name, Ihr Geburtsdatum oder Ihre Handynummer). Mit der „Verarbeitung von Daten“ ist im Folgenden jegliche Erhebung, Speicherung oder anderweitige Verwendung von Daten gemeint.
I. Verantwortlichkeit und Kontaktdaten
SPIEs Bewerbungsmanagement wird durchgeführt durch SPIE Deutschland & Zentraleuropa, Balcke-Dürr-Allee 7, 40882 Ratingen (nachfolgend „Wir“ oder „Unser“). Wir verarbeiten die Bewerberdaten aller Bewerbungen der folgenden SPIE Gesellschaften:
SPIE Efficient Facillities GmbH
SPIE Energy Solutions GmbH
SPIE Energy Solutions Harburg GmbH
FMgo! GmbH
HOST GmbH Hospital Services + Technik
SPIE Data Protection GmbH
Advago S.A.
SPIE ICS Group GmbH
SPIE Information & Communication Services GmbH
PTC Telecom GmbH
SPIE Building Technology & Automation GmbH
SPIE OSMO GmbH
SPIE EPH GmbH
SPIE LÜCK GmbH
SPIE Buchmann GmbH
SPIE NUHN GmbH
SPIE PULTE GmbH
SPIE GfT GmbH
Planen & Bauen GmbH
SPIE Wiegel GmbH
SPIE DÜRR GmbH
DURR Traffic System FZ-LLC
SPIE DÜRR Austria GmbH
evon GmbH
DMS Display Solutions Lda.
SPIE SAG Group GmbH
SPIE SAG GmbH
SPIE InfoGraph GISMobil GmbH
SPIE Versorgungstechnik GmbH
SEG LiPro Energietechnik GmbH
SPIE Gastechnischer Service GmbH
SPIE WirliebenKabel GmbH
FKE Kabelzug und Entstörungszugunterstützung GmbH
SPIE CEMA GmbH
SPIE KEM GmbH
K.E.M Montage Schweiz GmbH
X-tel OS GmbH
RK safetec GmbH
SPIE FLM GmbH
Wir sind gemäß Art. 26 DSGVO mit der Gesellschaft, auf deren Stellenanzeige Sie sich bewerben gemeinsam verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten. Im Rahmen der Pflichtenverteilung haben wir uns mit den Gesellschaften darauf geeinigt, dass wir Ihr Ansprechpartner sind für die Erteilung von datenschutzrelevanten Informationen und der Beantwortung Ihrer Betroffenenrechte (Punkt VII). Kontaktieren Sie bitte in diesem Fall karriere@spie.com.
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung: dataprivacy@spie.com.
II. Kategorien personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Wir verwenden nur solche Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben:
1. Einreichung Ihrer Bewerbung
Um eine Bewerbung einsenden zu können müssen Sie entweder einen Lebenslauf hochladen per einfach Upload oder via Dropbox und unser online Formular ausfüllen oder Sie können sich auch alternativ mit Ihrem Online-Profil von Xing oder LinkedIn bewerben.
Sofern Sie sich über eines der obengenannten Online-Profile bei uns bewerben,
gewähren Sie uns Zugriff auf Ihr Profil, so dass wir dieses auslesen können.
Wir werden dann nur die von uns benötigten Angaben daraus für unser Bewerberprofil entnehmen. Bitte beachten Sie aber, dass wir durch die Leseberechtigung, die Sie uns erteilen, auch weitere Informationen aus Ihren beruflichen Kontakten und ggf. Ihrem Lebensweg sehen können.
Bei LinkedIn werden in der Regel in Ihrem Profil auch die letzten Besucher angezeigt. Daher könnten auch andere Nutzer von unserer Kontaktaufnahme erfahren. Zu den möglichen Privatsphäre-Einstellungen bei LinkedIn und Xing und den dortigen Datenschutzbestimmungen informieren Sie sich bitte direkt auf dieser Netzwerk-Plattform:
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
Sofern Sie Dropbox zum Upload Ihres Lebenslaufs nutzen, können Sie sich hier über die Datenschutzbestimmungen des Dienstes der Dropbox Inc.1 informieren:
https://www.dropbox.com/privacy.
Wir verwenden nur solche Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses:
- Grundlegende Daten (z.B.: Name, Kontaktdaten, Familienstand, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Staatsangehörigkeit);
- Sensible Daten wie Religionszugehörigkeit bzw. Konfession oder eine etwaige Schwerbehinderung (nur sofern von Ihnen angegeben);
- Ausbildung, beruflicher Werdegang, Referenzen, Fähigkeiten, Kompetenzen und andere Informationen aus Ihrem Lebenslauf oder Anschreiben;
- Bereitschaft zu einem möglichen Standortwechsel im Falle der Einstellung;
- ggf. Führerscheinklasse einschließlich jeglicher Ausbildung und Bescheinigungen für die Verwaltung und Nutzung von Firmenwagen bzw. Fahrzeuge für dienstliche Nutzung;
- Personenbezogene Daten, die in Protokolldateien oder Sicherheitsberichten enthalten sind (insbesondere IP-Adresse, Nutzername, Passwort, Ort und Zeitpunkt des Zugriffs auf unser Netzwerk) zum Zwecke des Systemschutzes und der Überwachung und Protokollierung der Nutzung unseres Netzwerkes, um dessen Sicherheit gewährleisten zu können.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für den Bewerbungsprozess und eine etwaige Einstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG. Sollten Sie uns die benötigten Informationen nicht zukommen lassen wollen, können wir Sie für die von uns ausgeschriebenen Stellen nicht berücksichtigen. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, ausschließlich über die automatische Verarbeitung, einschließlich der Profilerstellung, die für Sie rechtliche Auswirkungen hat.
2. Feedbackbogen
Nach dem Sie das Bewerbungsformular abgesendet haben, fragen wir Sie nach Ihrem Feedback zum Bewerbungsprozess. Die Abgabe einer Bewertung ist optional und hilft uns unseren Bewerbungsprozess zu optimieren. Die Rechtsgrundlage für die Einholung Ihres Feedbacks ist Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO.
III. Löschung Ihrer Daten
Die Kriterien, die zur Bestimmung der anwendbaren Aufbewahrungsfristen verwendet werden, sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten so lange aufbewahren (i) wie für den Bewerbungsprozess notwendig, (ii) bzw. über die Dauer des Bewerbungsprozesses hinaus sofern erforderlich bzw. wenn Sie hierin eingewilligt haben, (iii) gemäß den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsgesetzen oder (iv) solange Sie eine etwaige Einwilligung nicht widerrufen haben.
Grundsätzlich werden Ihre Bewerberdaten noch für 6 Monate nach einer etwaigen Absage aufbewahrt und dann gelöscht bzw. vernichtet. Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung ist § 26 Abs. 1 BDSG.
IV. Talentpool
Nachdem Sie von unserem Rekrutierungsteam eingeladen wurden, haben Sie die Option, der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Talentpool nach Abschluss des Bewerbungsvorgangs zuzustimmen. Falls Sie von dieser Option Gebrauch machen möchten, werden Ihre Daten (z. B. Kontaktdaten, Qualifikationen, Jahre der Berufserfahrung usw.) über einen Zeitraum von 12 Monaten hinweg bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. § 26 Abs. 2 BDSG.
Nach Ablauf dieser Frist von 12 Monaten werden Ihre Daten automatisch gelöscht, es sei denn, wir fragen Sie, ob wir Ihr Profil und Ihre Kontaktdaten für einen weiteren Zeitraum von 12 Monaten speichern dürfen, und Sie stimmen dem zu. Andernfalls oder falls Sie der fortgesetzten Speicherung Ihrer Daten nicht zustimmen, löschen wir Ihre Daten automatisch. Sie können uns jederzeit auffordern, die gespeicherten Daten zu löschen, indem Sie eine E-Mail an die oben angegebene Adresse schreiben.
V. Bewerbermanagement-Tool
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir ein externes Bewerbermanagement-Tool ein.
Für unsere interne Bewerbungsverwaltung nutzen wir die Software von d.Vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg.
Wir haben den Dienstleister sorgfältig ausgewählt und einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der einen ordnungsgemäßen Umgang mit Ihren Daten gewährleistet.
Je nachdem zu welcher Spie Gesellschaft, die Stellenanzeige, auf die Sie sich bewerben gehört, kann es sein, dass Sie entsprechend an das „Frontoffice“ Bewerbungsformular des obengenannten Dienstleisters zur Eingabe Ihrer Daten weitergeleitet werden, sobald Sie auf den Bewerben-Button klicken. Dort finden Sie vor Übermittlung Ihrer Bewerberdaten eigene Datenschutzhinweise des Anbieters.
VI. Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte
Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:
- Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,
- wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind oder
- dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (z.B. bei der Weiterleitung von Anfragen und Aufträgen an regionale Kooperationspartner).
Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.
Weiterhin kann es erforderlich sein, dass Ihre Daten auch an andere Einheiten unserer Unternehmensgruppe weitergegeben werden müssen. Dabei beachten wir die datenschutzrechtlichen Vorschriften. Ihre personenbezogenen Daten können insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben werden:
- Im Konzern verbundene Unternehmen (insbesondere unser Mutterkonzern SPIE S.A. in Frankreich)
- IT-Dienstleister
- Entsorgungsdienstleister.
- Behörden, Ämter, Banken
- sonstige Dienstleister, die uns z.B. bzgl. des Einstellungsprozesses unterstützen.
Weiterhin kann es erforderlich sein, dass Dienstleister uns unterstützen. Neben den in dieser Datenschutzerklärung erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, Softwareanbieter, IT-Dienstleister, Agenturen, Marktforschungsunternehmen, Konzernunternehmen sowie Beratungsunternehmen gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert. Dienstleister, an die wir personenbezogene Daten weitergeben, können sich außerhalb der Europäischen Union befinden. Wenn es keine angemessenen Entscheidungen von Seiten der Europäischen Kommission für das entsprechende Land gibt (das bedeutet, dass das Datenschutzniveau in diesem Land nicht mit dem Niveau des Datenschutzes in der Europäischen Union vergleichbar ist), verwenden wir die geeigneten Schutzmaßnahmen für Ihre personenbezogenen Daten. Grundsätzlich erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten an Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau unter Verwendung der sogenannten EU- Standardvertragsklauseln.
VII. Ihre Rechte
Nach den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung können Sie uns gegenüber folgende Rechte geltend machen:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Löschung / Recht auf Vergessen werden (unter bestimmten Umständen)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (unter bestimmten Umständen)
- Widerspruchsrecht
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung Ihrerseits voraussetzt, haben Sie auch das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit unserer Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung vor deren Widerruf zu beeinträchtigen.
Um eines Ihrer oben aufgeführten Rechte geltend zu machen oder sofern Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in unzulässiger Weise verarbeiten, kontaktieren Sie bitte karriere@spie.com.
Sie haben zudem das Recht, sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.
