Privacyverklaring d.vinci sollicitantentool
Hier vindt u informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens als sollicitant bij SPIE via het sollicitantenbeheersysteem d.vinci. Als u wilt weten hoe uw gegevens in het algemeen als bezoeker van onze website worden verwerkt, lees dan de algemene privacyverklaring.
Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op uw persoon of die een conclusie over uw persoon mogelijk maken (bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum of mobiele telefoonnummer). Met “verwerking van gegevens” wordt hierna elke vorm van verzameling, opslag of ander gebruik van gegevens bedoeld.
I. Verantwoordelijkheid en contactgegevens
Het sollicitatiebeheer van SPIE wordt uitgevoerd door SPIE Germany Switzerland Austria, EUREF-Campus 1, 40472 Düsseldorf (hierna ‘wij’ of ‘ons’). Wij verwerken de sollicitatiegegevens van alle sollicitaties van de volgende SPIE-bedrijven:
SPIE Efficient Facillities GmbH
SPIE Energy Solutions GmbH
SPIE Energy Solutions Harburg GmbH
FMgo! GmbH
HOST GmbH Hospital Services + Technik
SPIE Data Protection GmbH
Advago S.A.
SPIE ICS Group GmbH
SPIE Information & Communication Services GmbH
PTC Telecom GmbH
SPIE Building Technology & Automation GmbH
SPIE OSMO GmbH
SPIE EPH GmbH
SPIE LÜCK GmbH
SPIE Buchmann GmbH
SPIE NUHN GmbH
SPIE PULTE GmbH
SPIE GfT GmbH
Planen & Bauen GmbH
SPIE Wiegel GmbH
SPIE DÜRR GmbH
DURR Traffic System FZ-LLC
SPIE DÜRR Austria GmbH
evon GmbH
DMS Display Solutions Lda.
SPIE SAG Group GmbH
SPIE SAG GmbH
SPIE InfoGraph GISMobil GmbH
SPIE Versorgungstechnik GmbH
SEG LiPro Energietechnik GmbH
SPIE Gastechnischer Service GmbH
SPIE WirliebenKabel GmbH
FKE Kabelzug und Entstörungszugunterstützung GmbH
SPIE CEMA GmbH
SPIE KEM GmbH
K.E.M Montage Schweiz GmbH
X-tel OS GmbH
RK safetec GmbH
SPIE FLM GmbH
Overeenkomstig artikel 26 van de AVG zijn wij samen met het bedrijf waarop u solliciteert verantwoordelijk voor de verwerking van uw sollicitatiegegevens. In het kader van de taakverdeling zijn wij met de bedrijven overeengekomen dat wij uw contactpersoon zijn voor het verstrekken van informatie over gegevensbescherming en het beantwoorden van uw rechten als betrokkene (punt VII). Neem in dat geval contact op met karriere@spie.com.
Onze functionaris voor gegevensbescherming staat tot uw beschikking als contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming: dataprivacy@spie.com.
II. Categorieën persoonsgegevens en doeleinden van de verwerking
Wij verwerken met name de volgende categorieën van uw persoonsgegevens in het kader van het sollicitatieproces. Wij gebruiken alleen de informatie die u ons ter beschikking hebt gesteld:
1. Indienen van uw sollicitatie
Om een sollicitatie te kunnen indienen, moet u uw cv uploaden via eenvoudige upload of via Dropbox en ons online formulier invullen. U kunt ook solliciteren met uw online profiel van Xing of LinkedIn.
Als u via een van de bovengenoemde online profielen bij ons solliciteert,
geeft u ons toegang tot uw profiel, zodat wij dit kunnen inzien.
Wij zullen dan alleen de gegevens gebruiken die wij nodig hebben voor ons sollicitatieprofiel. Houd er echter rekening mee dat wij door de leesrechten die u ons verleent, ook andere informatie uit uw professionele contacten en eventueel uw loopbaan kunnen zien.
Op LinkedIn worden doorgaans ook de laatste bezoekers in uw profiel weergegeven. Daarom kunnen ook andere gebruikers te weten komen dat wij contact met u hebben opgenomen. Voor informatie over de mogelijke privacy-instellingen bij LinkedIn en Xing en de daar geldende voorschriften inzake gegevensbescherming kunt u rechtstreeks terecht op deze netwerkplatforms:
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
Als u Dropbox gebruikt om uw cv te uploaden, kunt u hier meer informatie vinden over het privacybeleid van Dropbox Inc.1:
https://www.dropbox.com/privacy.
Wij gebruiken alleen de informatie die u ons hebt verstrekt. In het kader van de sollicitatieprocedure verwerken wij met name de volgende categorieën van uw persoonsgegevens:
• Basisgegevens (bijv. naam, contactgegevens, burgerlijke staat, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, staatsburgerschap);
• Gevoelige gegevens zoals religieuze overtuiging of geloofsovertuiging of een eventuele ernstige handicap (alleen indien door u opgegeven);
• Opleiding, loopbaan, referenties, vaardigheden, competenties en andere informatie uit uw cv of sollicitatiebrief;
• Bereidheid tot een mogelijke verhuizing in geval van aanstelling;
• Indien van toepassing, rijbewijsklasse, inclusief alle opleidingen en certificaten voor het beheer en gebruik van bedrijfswagens of voertuigen voor zakelijk gebruik;
• Persoonsgegevens die zijn opgenomen in logbestanden of veiligheidsrapporten (met name IP-adres, gebruikersnaam, wachtwoord, plaats en tijdstip van toegang tot ons netwerk) met het oog op systeembescherming en het monitoren en loggen van het gebruik van ons netwerk om de veiligheid ervan te kunnen waarborgen.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens is een voorwaarde voor het sollicitatieproces en een eventuele aanstelling. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) AVG resp. § 26, lid 1 BDSG. Als u ons de benodigde informatie niet wilt verstrekken, kunnen wij u niet in aanmerking nemen voor de door ons geadverteerde vacatures. Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen, uitsluitend op basis van automatische verwerking, met inbegrip van profilering, die voor u juridische gevolgen heeft.
2. Feedbackformulier
Nadat u het sollicitatieformulier hebt verzonden, vragen wij u om feedback over het sollicitatieproces. Het geven van een beoordeling is optioneel en helpt ons om ons sollicitatieproces te optimaliseren. De rechtsgrondslag voor het vragen van uw feedback is art. 6, lid 1, onder f), AVG.
III. Verwijdering van uw gegevens
De criteria die worden gebruikt om de toepasselijke bewaartermijnen te bepalen, zijn dat wij uw persoonsgegevens bewaren (i) zolang als nodig is voor het sollicitatieproces, (ii) of langer dan de duur van het sollicitatieproces indien nodig of indien u hiermee hebt ingestemd, (iii) in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen of (iv) zolang u uw eventuele toestemming niet hebt ingetrokken.
In principe worden uw sollicitatiegegevens nog 6 maanden na een eventuele afwijzing bewaard en vervolgens gewist of vernietigd. De rechtsgrondslag voor de bewaring is § 26 lid 1 BDSG.
IV. Talentenpool
Nadat u door ons wervingsteam bent uitgenodigd, heeft u de mogelijkheid om na afloop van de sollicitatieprocedure toestemming te geven voor het opslaan van uw persoonsgegevens in onze talentenpool. Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, worden uw gegevens (bijv. contactgegevens, kwalificaties, jarenlange beroepservaring enz.) gedurende een periode van 12 maanden bij ons opgeslagen. De rechtsgrondslag hiervoor is uw toestemming overeenkomstig § 26, lid 2 BDSG.
Na afloop van deze periode van 12 maanden worden uw gegevens automatisch verwijderd, tenzij wij u vragen of wij uw profiel en contactgegevens voor een verdere periode van 12 maanden mogen opslaan en u daarmee instemt. Anders, of als u niet akkoord gaat met de verdere opslag van uw gegevens, verwijderen wij uw gegevens automatisch. U kunt ons te allen tijde verzoeken om de opgeslagen gegevens te verwijderen door een e-mail te sturen naar het hierboven vermelde adres.
V. Tool voor sollicitantenbeheer
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens maken wij gebruik van een externe tool voor sollicitantenbeheer.
Voor ons interne sollicitantenbeheer gebruiken wij de software van d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg.
We hebben de dienstverlener zorgvuldig geselecteerd en een verwerkingsovereenkomst gesloten die een correcte omgang met uw gegevens garandeert.
Afhankelijk van het bedrijf van Spie waarvoor u solliciteert, kan het zijn dat u wordt doorgestuurd naar het sollicitatieformulier van de bovengenoemde dienstverlener om uw gegevens in te voeren zodra u op de knop ‘Solliciteren’ klikt. Daar vindt u de privacyverklaring van de aanbieder voordat u uw sollicitatiegegevens verstuurt.
VI. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
De door ons verzamelde gegevens worden in principe alleen doorgegeven als:
• u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder a) AVG,
• de doorgifte overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder f) AVG noodzakelijk is voor de uitoefening, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen noodzakelijk is en er geen reden is om aan te nemen dat u een zwaarwegend belang hebt bij het niet doorgeven van uw gegevens,
• wij volgens art. 6, lid 1, zin 1, onder c) AVG wettelijk verplicht zijn tot doorgifte of
• dit volgens art. 6, lid 1, zin 1, onder b) AVG noodzakelijk is voor de uitvoering van contractuele relaties met u of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek plaatsvinden (bijv. bij het doorsturen van aanvragen en opdrachten aan regionale samenwerkingspartners).
Bovendien kan er sprake zijn van doorgifte in verband met verzoeken van autoriteiten, gerechtelijke beslissingen en gerechtelijke procedures, indien dit noodzakelijk is voor de rechtsvervolging of -handhaving.
Verder kan het nodig zijn dat uw gegevens ook aan andere entiteiten van onze ondernemingsgroep worden doorgegeven. Daarbij houden wij ons aan de voorschriften inzake gegevensbescherming. Uw persoonsgegevens kunnen met name aan de volgende ontvangers worden doorgegeven:
• Binnen de groep verbonden ondernemingen (met name onze moedermaatschappij SPIE S.A. in Frankrijk);
• IT-dienstverleners;
• Afvalverwerkingsbedrijven;
• Overheden, instanties, banken;
• Overige dienstverleners die ons bijvoorbeeld ondersteunen bij het wervingsproces.
Verder kan het nodig zijn dat dienstverleners ons ondersteunen. Naast de in deze privacyverklaring genoemde dienstverleners kunnen dit met name datacenters, softwareleveranciers, IT-dienstverleners, agentschappen, marktonderzoeksbureaus, concernondernemingen en adviesbureaus zijn. Als we gegevens doorgeven aan onze dienstverleners, mogen zij deze gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van hun taken. De dienstverleners zijn door ons zorgvuldig geselecteerd en aangesteld. Zij zijn contractueel gebonden aan onze instructies, beschikken over passende technische en organisatorische maatregelen om de rechten van de betrokken personen te beschermen en worden regelmatig door ons gecontroleerd. Dienstverleners aan wie wij persoonsgegevens doorgeven, kunnen zich buiten de Europese Unie bevinden. Als er geen passende besluiten van de Europese Commissie voor het betreffende land zijn (wat betekent dat het niveau van gegevensbescherming in dat land niet vergelijkbaar is met het niveau van gegevensbescherming in de Europese Unie), passen wij de passende beschermingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens toe. In principe worden uw gegevens doorgegeven aan derde landen zonder passend niveau van gegevensbescherming met gebruikmaking van de zogenaamde EU-modelcontractbepalingen.
VII. Uw rechten
Volgens de bepalingen van de EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u de volgende rechten tegenover ons doen gelden:
• Recht op informatie
• Recht op correctie
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op verwijdering / recht om te worden vergeten (onder bepaalde omstandigheden)
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (onder bepaalde omstandigheden)
• Recht van bezwaar
Als voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming vereist is, hebt u ook het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van onze verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.
Om een van uw hierboven genoemde rechten uit te oefenen of als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verwerken, kunt u contact opnemen met: karriere@spie.com.
U hebt ook het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De bevoegde toezichthoudende autoriteit is: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.
